Las pymes buscan soluciones ERP económicas y fiables

En el contexto económico actual, las pymes que invierten en soluciones tecnológicas tienen una necesidad común: buscan una herramienta de calidad que simplifique al máximo los procesos de negocio habituales. Un ERP es un aliado clave de cualquier negocio que quiera aumentar sus perspectivas de crecimiento o racionalizar de forma eficiente sus procesos.

La situación interna en muchas pymes en España suele estar funcionando de la forma siguiente: tienen una aplicación para la contabilidad, ejecutan la facturación a través de hojas de cálculo o un procesador de textos, la información sobre clientes y proveedores se guarda en una base de datos y, en general, no se hace copia de seguridad de esos datos. Cada empleado tiene sus propios documentos y la información está almacenada sin ningún tipo de orden, con errores y duplicidades.

Solamente por estas causas, ya sobran motivos para implantar un sistema ERP. Sólo una solución estándar mejora considerablemente la organización interna y supone un cambio radical: la gestión será mucho más ágil y eficiente, lo que se traduce en una empresa más estable y preparada para competir en su sector. La automatización de áreas como la contabilidad o la facturación permite a los gestores concentrarse en las actividades clave de su negocio y fortalecer las bases de la empresa.

ERP paquetizados: calidad a precio reducido

No obstante, la mayoría de gerentes desconocen las posibilidades que un ERP puede aportar a sus empresas, especialmente porque existe el falso mito de que las soluciones tecnológicas son exclusivamente para grandes compañías, tanto por su complejidad como por su precio. La realidad demuestra que hay varias opciones de ERP paquetizadas de coste muy reducido, que incluyen las funcionalidades que una pyme necesita. Estos packs tecnológicos están pensados para abastecer empresas que quieren aprovecharse de la experiencia de muchos miles de pymes e implantar un software estándar que incluye las características básicas de un buen ERP, pero sin necesidad de hacer una gran inversión.  Además, las bases de datos se alojan en herramientas de probada fiabilidad como es SQL Exprés, un buen primer paso para cualquier pequeña o mediana empresa que solucionará uno de sus principales problemas: el almacenaje y la centralización de los datos.

Un ERP estándar es capaz de mejorar la integración y normalización de todos los procesos de negocio para generar información de valor y favorecer la toma de decisiones. El director de una pyme suele ser, a su vez, su gestor financiero o el responsable de ventas, lo que significa que dispone de poco tiempo pero necesita un control total sobre el negocio para mejorar su competitividad.

¿Qué tener en cuenta antes de elegir una solución paquetizada?

Hay una gran oferta de productos adecuados a costos muy razonables que pueden lograr mejores resultados con menos esfuerzo en la gestión. Para orientarse, se debe tener en cuenta la calidad de la empresa fabricante y su capacidad de mantener permanentemente actualizado el software según las funcionalidades que requieren las empresas, la capacidad del implantador de poder instalar el producto de forma rápida y sin errores, los servicios de soporte capaces de dar respuesta a las cuestiones que se plantean durante el uso del software, y todo ello controlando los costes mediante soluciones completas a un precio cerrado. Un pack estándar económico y un servicio de calidad le aseguraran una implementación exitosa y rentabilizará la inversión en muy poco tiempo.

Mejorando la comunicación: YOU, ME, WE (TU, YO, LOS DOS)

Hace unos años asistí a una sesión donde un gran comunicador explicaba a quienes estaban acabando sus estudios de Master, un aspecto a tener en cuenta al escribir las cartas de presentación en los procesos de búsqueda de empleo.

Este pequeño consejo fue: escribir la carta de presentación estructurando el contenido bajo el criterio YOU, ME, WE (TU, YO, LOS DOS) es decir:

• Primero hablar de los objetivos y retos que tienen planteados la empresa y mas concretamente el puesto que se quiere conseguir.
• En segundo lugar describir los conocimientos y experiencias propias.
• Y en tercer lugar hablar sobre los beneficios y objetivos que se conseguirían, con su incorporación en la empresa.

Entre los objetivos que se persiguen con esta estructura está el despertar el interés del lector de la carta de presentación continuar progresando en la lectura de la citada carta y la de demostrarle el gran deseo que se tiene de participar en un proyecto del que se demuestra ser conocedor.

Esta misma forma de plantear los mensajes y la información que se dirige a potenciales clientes, durante las actividades de generación de demanda, me ha demostrado una gran efectividad.  Eso si, sobre todo en su lenguaje, para facilitarle la comprensión.

• Hablemos primero de las necesidades del cliente objetivo al que nos dirigimos. Demostraremos conocer su negocio, y al declarar las necesidades por ende le indicamos que conocemos los problemas a los que se enfrenta.
• Posteriormente hablemos de nuestra oferta, de forma sencilla y breve.
• Al final le indicaremos que beneficios obtiene y que necesidades le resolvemos con nuestra oferta.

Si a la vez lo complementamos con una técnica que se observa cada día en los medios de comunicación, que es la de poner titulares, aspecto  imprescindible de considerar si estamos creando un mensaje para enviar por correo electrónico, donde el texto del asunto es pieza clave para que el receptor profundice en la lectura completa de nuestro mensaje.

No hay que ignorar los otros aspectos relacionados con la construcción y difusión de los mensajes, que son vitales para que la efectividad de nuestros  mensajes destaquen respecto a los demás.

Cloud y Marketing Automation tools

Si nos preguntamos que diferencia un proceso industrial de uno artesanal,  rápidamente nos viene a la mente una serie de imágenes:

• Artesanal:  Series muy cortas, poca inversión inicial, mucha dedicación del artesano por pieza fabricada, precio unitario caro
• Fabricación en serie: Series muy grandes, Inversión inicial importante en herramientas y definición de procesos, Poca dedicación humana por pieza fabricada. Precio unitario barato.

Obviamente en medio de estos dos extremos hay infinidad de grados, que van tomando las características de estos dos extremos cuando mas cerca están de ellos.

La venta de proyectos tecnológicos no se aparta de esta visión, y concretamente la venta de servicios Cloud está totalmente  asimilada a la fabricación en serie por un aspecto primordial: Precio unitario barato y por lo tanto orientado a la consecución de volúmenes importantes.

Estudiando el proceso de comercialización de los productos y servicios Cloud , su posicionamiento en precio esta en la banda baja, esto implica que debe dedicar poco tiempo de recursos a la comercialización unitaria, y que se requieren inversiones relativamente importantes para la industrialización de proceso.

Siguiendo este razonamiento la industrialización del proceso comercial requerirá por lo tanto de automatización para poder conseguir series grandes a costes de comercialización unitaria bajos.

Como el proceso comercial se divide en dos grandes actividades, la generación de demanda y la venta,  normalmente asociado a dos departamentos, el de marketing y el de venta, para conseguir este estado de industrialización es necesario actuar de la manera siguiente:

• En la Venta: disminuir el coste, que se basa en dos aspectos principales, el primero disminuir el tiempo dedicado a las actividades Comercial-Cliente, el segundo que el perfil Comercial sea mas barato, esto se consigue incorporando en el proceso actividades de Tele Venta realizadas por personal de un perfil mas bajo y barato que el Comercial tradicional. Lo cual implicará invertir en la definición de los procesos de Tele-Venta y en los argumentarios, así como en la infraestructura.
• En el Marketing:  Incorporando modelos de marketing basados en manejar volúmenes altos de potenciales como son: las redes sociales, campañas de email, posicionamiento en los buscadores para incrementar tráfico en la web, Webs orientadas a los contenidos y refuerzos de Telemarketing.

Esta escenario de trabajo implica manejar grandes cantidades de datos y esto solo se consigue con herramientas especificas para este objetivo, que son las que denominamos como herramientas de Marketing Automation que permiten relacionar toda la información generada.

A través de la automatización de  los procesos para identificar las oportunidades y para la generación de actividades, transformaremos  más rápidamente los clientes potenciales en oportunidades.

Sin herramientas de automatización no conseguiremos industrializar el proceso comercial de productos y servicios Cloud.

Es evidente que  las herramientas de automatización son imprescindibles para conseguir industrializar el proceso comercial de Productos i Servicios Cloud. Si su oferta se basa o se podría basar en Cloud, se hace necesario reformular el proceso comercial, incorporando herramientas de automatización.

Esta entrada ha sido también publicada en el blog de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información de la Generalitat de Cataluña. Podeis verla en la siguiente dirección: http://blocs.gencat.cat/blocs/AppPHP/dgtsi/2012/05/02/el-nuvol-i-les-eines-dautomatitzacio-del-marqueting/

¿Sabes en que te puede ayudar controlar el flujo de caja del proyecto?

Se puede afirmar que una buena gestión de proyectos incluye el análisis de los flujos de caja del proyecto. El Objetivo es mantener continuamente el flujo de caja en signo positivo.

Cuando el signo es positivo siempre nos encontraremos en una posición de fortaleza ante cualquier situación de negociación con el cliente, como pueden se los casos:

• Negociar el pago de desviaciones incurridas o a incurrir, si el cliente no las acepta no estamos en riesgos de perdidas.
• Los costes financieros mejorarán el beneficio objetivo del proyecto.
• El riesgo en caso de  impagos por parte del cliente, no sitúa a la compañía en una posición de perdidas y nos permite parar la continuidad del proyecto sin entrar en perdidas.

Además de forma implícita reconoce que el proyecto se está llevando de forma adecuada a las expectativas del cliente.

Obviamente este no es el único punto a controlar de un proyecto, pero desde el punto de vista económico es uno de los mejores indicadores posibles y en conjunción con otros garantiza la salud de los proyectos.

Es imprescindible que durante el proceso de venta y en momento de negociación de un contrato se negocien los plazos de pago e importes, en comparación con la planificación de los costes de manera que ya en este momento el flujo de caja ya sea positivo.

En el Excel adjunto podéis encontrar un ejemplo de como calcular el Flujo de caja del proyecto, y comparado con el KPI financiero mas conocido de Trabajo en Curso (Work in Progress) Sabes en que te puede ayudar controlar el flujo de caja del proyecto

Este Excel se divide en cuatro partes, cada una de ellas en una pestaña:

1. La exposición de un contrato para la realización de un proyecto.
2. La planificación temporal de la ejecución del proyecto.
3. La planificación temporal de ingresos y gastos por un lado y de cobros y pagos por el otro.
4. La representación gráfica de ambos escenarios.

Una de las principales lecturas que se puede hacer es: la parte contratante que tenga el flujo de caja positivo a su favor será siempre la que tiene mas poder de negociación frente a la otra.

Cloud y Marketing Digital ¿Cómo se relacionan?

Cuando las empresas y las personas deciden buscar soluciones que estén funcionando bajo el paradigma de Cloud, investigan o buscan información en internet, es decir aprenden sobre ellas, y el lugar principal donde se investiga son las web de los proveedores. La búsqueda  se inicia a través de un buscador ó bien mediante prescriptores de su confianza como son los gremios, asociaciones profesionales, analistas o consultores. Muchas veces se inicia directamente cuando un proveedor nos envía información que consideramos de interés.

Este hábito en la búsqueda de la información y el aprendizaje que se hace sobre la misma, hace que deban reinventarse las formas y canales de contacto con nuestros clientes y presuntos clientes. Otro aspecto primordial es como se comporta el comprador, como investiga y el momento en que se da a conocer, es decir cuando pierde el anonimato; este acto es la señal que nos permite contactar con él y cuando hace este gesto, si no reaccionamos rápido nos aparta de su proceso de compra.

Debido  a este comportamiento podemos tener información de diferentes fuentes, entre las que destacan:

• La que disponemos por ser cliente nuestro: facturas, atenciones de soporte, servicios contratados, productos adquiridos, etc…
• La que hemos generado por habernos dirigido directamente a una persona, vía teléfono, visitas, correo ordinario entre otras.
• La trazas que se han producido por haber surfeado en los emails que le hemos ido enviando.
• El rastro que ha dejado a lo largo de las visitas que ha realizado en nuestra web, ya sea de forma anónima como nominada.
• Los contactos, accesos, o visitas en las redes sociales donde estamos presentes

Es por ello que en este escenario, es necesario  disponer de herramientas que nos permitan relacionar toda esta información, dar valor a la mas relevante y nos la presente de forma que se realcen las que tienen mas posibilidades de ser oportunidades de negocio, esto es pieza clave del éxito en la detección de oportunidades.

Ahora bien ante todo este entramado de información y herramientas de diferentes naturalezas, fabricantes y fuentes no tiene sentido si no se coordinan para que funcionen orientadas a los mismos objetivos y estrategias, que son los generales de la empresa,  y para ello es necesario de disponer un marco que alinee las herramientas con los en el mundo del marketing Digital, un ejemplo exitoso es  la Metodología de trabajo CELAR orquestada bajo cinco principios básicos:

• Content Marketing: Marketing Basado en contenidos, porque las personas que se aproximan a nosotros buscan valor añadido en nuestras propuestas, y nosotros le entregamos este valor en contenidos que están en soportes varios, Powerpoints, documentos, blogs, Videos, casos de éxito, etc…
• Engines : Motores atractores de presuntos clientes y/o Trafico, unos motores muy utilizados como son los de búsqueda en internet, como Google o Bing, otros muy propios como son las campañas vía email, o las redes sociales.
• Lead Management: Gestión eficaz de los leads (interesados, posibles clientes),  esto es el método de trabajo que se utiliza para gestionar los interesados y oportunidades de una manera eficaz que hace que se convierta en oportunidades el mayor número posible
• Automation: herramientas que permiten que la comunicación con nuestros clientes y presuntos a la vez que  ser gestionada lo hacen de una forma automática con la mínima intervención humana, con el fin de abaratar los costes de adquisición de clientes e incrementar la velocidad de respuesta hacia los mejores leads.
• ROI: Medición del retorno de la inversión y de los KPI’s claves del proceso de marketing y los resultados. Y mediante un proceso de mejora continua periódico e inflexible estudiando los ratios, los procesos y las actividades efectuar los ajustes adecuados para mejorarlos.

Nos hay que confundir la metodología que es lo que nos permite alinear la estrategia de la empresa en el medio Digital, con las herramientas que todos tenemos en nuestra mente y que son piezas clave para el éxito como son la web, el email marketing, los motores de búsqueda.

Para ser exitoso en Marketing Digital, primero hay que definir los objetivos a conseguir después definir la estrategia seguir, incorporar las herramientas necesarias y escoger la metodología de trabajo que nos permita coordinar todo el proceso. Y posteriormente desarrollar o utilizar las herramientas mas adecuados en cada caso: web, email engine, redes sociales, etc…

Como se puede apreciar la relación entre Cloud y Marketing digital es muy estrecha, tan estrecha que la mayoría de las herramientas que se usan están basadas en el mismo paradigma de Cloud.

Es muy recomendable, casi podríamos decir que imprescindible para tener oportunidades de éxito de antes de usar herramientas o medios de forma desconectada se planifique el uso del marketing digital de forma conjunta.

Esta entrada ha sido también publicada en el blog de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información de la Generalitat de Cataluña. Podeis verla en la siguiente dirección: http://blocs.gencat.cat/blocs/AppPHP/dgtsi/2012/03/30/el-nuvol-i-el-marqueting-digital-com-es-relacionen/

Control de proyectos: ¿Valores Absolutos o Porcentajes?

Hace unos días me encontraba ante una situación de evidenciar tanto a la dirección de una compañía como a los integrantes de los equipos de proyecto la importancia de no incurrir en desviaciones.

La compañía disponía de estudios muy completos de la situación de los proyectos, muy detallados.

Estamos en un escenario de Administración de proyectos, no de gestión de proyectos. El lenguaje con el que me encuentro normalmente respecto a la desviación de proyectos es siempre el mismo, el objetivo es un??%de rentabilidad y estamos incurriendo en desviaciones de un ??%.

Mi recomendación ante estas situaciones aunque simple en apariencia es tan compleja como la de mostrar los % de desviaciones. El principal cambio es dejar de hablar de porcentajes y comenzar a hablar de importes, del dinero que dejan de ganar y del dinero hacen perder, del dinero que no gestionan y del dinero por el que no se preocupan lo suficiente.

Modificar el informe de situación de proyectos de forma que lo reciban semanalmente las diferentes personas de equipo y de manera diferente según sea su rol en los proyectos:

• Para la Dirección General, la Dirección Financiera y los Directores de Proyecto:  el resumen de la situación de los proyectos donde los primeros datos que se viesen fuesen:
  • Importe en Euros de los beneficios esperados del proyecto
  • Desviación del proyecto hasta la fecha en euros
  • Desviación prevista al final del proyecto en Euros si se mantuviese la misma situación.
  • Para quienes realizan los proyectos, de las tareas que ha realizado cada individuo:
    • Importe en Euros del trabajo realizado facturado/facturable
    • Importe en  Euros de desviaciones no facturables

Esta información debe estar compaginada con la imputación diaria de las horas dedicadas a los proyectos por parte de todos y  con el envío Diario, por email,  de las tareas que se han desviado tanto a cada componente del equipo como a los jefes de proyecto.

Eso si, cada mañana el jefe de proyecto debe interrogar a quienes hayan hecho desviaciones en sus tareas, para saber el porqué, y como consecuencia debe aplicar medidas correctoras en el procedimiento para evitar que vuelvan a producirse.

Y si las mismas persona  persisten en las desviaciones, ha de evaluarse la idoneidad de aplicar medidas mas punitivas, aunque normalmente nunca llegar a ser necesario.

¿Es un Plan o un Deseo?

Permitirme que comienze con la definición de  plan de acción:  modelo sistemático que detalla qué tareas se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo, para lo cual se establecen metas y tiempos de ejecución.

Para que se cumpla un deseo hay que tener suerte y para que se cumpla un plan hay que trabajar en cada una de las actividades que describe el plan.

Muchos de los planes de Negocio, de Ventas o de Marketing que me encuentro en los diagnósticos que realizo en las compañías, en lugar de ser un plan son simplemente un deseo. Digo deseo porque lo que contienen es una cantidad más o menos detallada de números, que expresan los objetivos que se desean conseguir ya sea para la compañía, para un departamento, o para una persona. A veces hay una lista de acciones, y casi nunca relacionadas directamente con los objetivos planteados.

Los deseos expresados en forma de planes de ventas, muestran unas cifras que son el objetivo a conseguir, y a veces se avanza un paso más consiguiendo asignar la cifra a un vendedor y si hay mucha suerte están desglosadas por producto o línea de negocio. Los directores de ventas se quedan satisfechos con esta asignación y la tácita aceptación de la cifra por parte del vendedor.

Si te quedas aquí simplemente has expresado un deseo aunque lo llamemos plan. Y si quieres que el deseo se transforme en un plan que se pueda conseguir y que nos dé garantías, deberíamos trabajar para que nuestro vendedor planifique las acciones que va a realizar durante el año y cuantifique lo que va a conseguir en cada una de las acciones.

Obviamente las acciones que comprenderán esta planificación son completamente diferentes si estamos ante un objetivo de Base Instalada o bien debemos conseguirlo en Clientes Nuevos.

¿Cómo podemos diferenciar en qué escenario nos encontramos hoy? La respuesta en bastante simple: Si cuando revisamos el cumplimiento de objetivos con cada vendedor, solo indagamos sobre la cifra de ventas y el tamaño de la cartera de oportunidades, estamos ante la expresión de un Deseo. Estaremos ante un plan si además preguntamos respecto a las acciones previamente definidas y situadas en el calendario que debían realizarse, si se han realizado y se han conseguido los objetivos previstas para cada acción.

Ejemplos de acciones son los eventos, la asistencia a una feria o un congreso, la ejecución de una campaña.

Para que tengamos un plan debemos cumplir con una serie de condiciones antes de comenzar a ejecutar el plan:

• Tener unos objetivos de negocio
• Tener un presupuesto de ventas
• Tener una metodología de ventas
• Asignar el objetivo de ventas a cada vendedor
• Que cada vendedor prepare un plan de acciones y cuantifique los objetivos a conseguir en cada acción.
• Todas las acciones se sitúan dentro de una de las fases de nuestra metodología de ventas, y se calendarizan.
• Se convocan las fechas de los seguimientos entre la dirección de ventas y cada vendedor.

Si no dedicas tiempo a planificar las actividades de ventas, previo a la ejecución, es como si empezamos a construir una casa sin haber realizado previamente los planos. El riesgo de un fracaso está casi asegurado, excepto que tengas suerte.