¿Cómo conseguir reducir el plazo entre la recepción del pedido y la entrega?

3 factores clave para optimizar el servicio de las empresas de distribución mayorista

Conseguir aumentar las ventas y captar nuevos clientes no es tarea fácil, por lo que cualquier empresa que aspire a crecer debe apostar por un equipo comercial muy productivo y un servicio muy ágil.

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Una empresa de distribución mayorista coordina múltiples procesos de negocio, desde el abastecimiento hasta la entrega pasando por la zona de picking del almacén. Todo el trabajo gira entorno a un mismo objetivo: entregar los pedidos al cliente en el menor tiempo posible y con una calidad impecable. La rapidez sigue siendo un reto complicado, así que ante todo debemos tener en cuenta algunos puntos clave:

  • La calidad de la información: la gestión de los datos comerciales es crucial. Un comercial debe tener a mano toda la información sobre sus clientes en tiempo real, no sólo las fichas tradicionales, sino también historiales de ventas, experiencias con  entregas, informes, impagados, etc. Es importante aportar información de máxima calidad para ejecutar una venta: fotos, ofertas, promociones… el cliente necesita información completa y detallada.
  • La preparación de los pedidos y del delivery: el tiempo de gestión de un pedido debe tender a cero. El contacto entre los comerciales y el resto de la empresa necesita ser constante y rápido, con las mejores herramientas, para así conseguir optimizar el stock y preparar la zona de picking para acelerar el proceso de carga y entrega. Este punto adquiere más importancia cuando, además de distribución, hay procesos de fabricación, así que el tiempo se amplía y se necesita planificar al máximo cada proceso.
  • La planificación de las rutas comerciales: el tiempo comercial es un elemento crucial para aumentar la productividad de los empleados. Un comercial debe dedicar su tiempo a las visitas y la captación de nuevos clientes, así que necesitan optimizar al máximo sus rutas de trabajo según las zonas de actividad. Una gestión más inteligente del tiempo productivo asegura más posibilidades de vender. Para ello, los comerciales necesitan herramientas de soporte a la planificación, que ayuden a coordinar todo el equipo y reduzcan al máximo la necesidad de acudir a la oficina, con la clara orientación de conseguir que el factor de coste de la venta respecto a los ingresos generados sea el adecuado y óptimo para el negocio.

Los clientes de este sector, además de precios competitivos, demandan más servicios con valor añadido, una colaboración más proactiva de los comerciales y mayor visibilidad sobre los productos antes de efectuar una compra. El acceso rápido a la información influye directamente en la calidad y cantidad de una venta, así que el futuro de las empresas de distribución mayorista está influenciado por su capacidad de llegar a más clientes, operando en tiempo real y efectuando un servicio veloz, exigente e innovador. Una empresa que construya mejores relaciones empresariales y sea capaz de ofrecer un servicio de valor conseguirá diferenciarse claramente de la competencia.

El impacto de la formación en el Negocio para las empresas de servicios

Las empresas actuales están experimentando cambios constantes, los modelos de negocio evolucionan y los nuevos tiempos requieren poner atención en ámbitos de la gestión que no solían considerarse cruciales. La función de recursos humanos está evolucionando, cada vez se habla menos de trabajadores como simples recursos, sino como talentos con funciones estratégicas que se adaptan a las necesidades de las empresas y el mercado.

Especialmente en aquellas empresas con mayor rotación de personal, que proveen servicios específicos o tienen personal subcontratado, el capital humano empieza a tener un valor indudable: no sólo se trata de tener buenos empleados, sino de destinar recursos a su desarrollo profesional, para lograr que su trabajo sea impecable y capaz de satisfacer a los clientes, lo cual se traduce en más y mejores ventas.

¿Cómo sacar el máximo partido al talento de los empleados?

Lograr aprovechar al máximo las capacidades del personal significa que es imprescindible enfocar la gestión de RRHH hacia el desarrollo delas personas, así que toda la empresa se ve implicada en ello. No es suficiente con gestionar las nóminas de la forma adecuada, ni proporcionar primas o comisiones, se trata de gestionar el ciclo de vida de toda persona que pase por la compañía:

  1. Detectar las necesidades del mercado. Es necesario cambiar la visión que muchas empresas han tenido hasta ahora y empezar a detectar qué tipo de personas necesitamos para cubrir la demanda del mercado y dejar de contratar personal que después deberá adaptarse. Antes de empezar a pensar en recibir currículums, debemos determinar qué necesita nuestra compañía, qué exigen los clientes y a qué tipo de proyectos vamos a destinar recursos.
  2. Transformar las necesidades en conocimientos. Una vez diagnosticadas las necesidades de la empresa, las convertiremos en capacidades y habilidades que necesita para llevar a cabo los servicios requeridos. ¿Experiencia en el área de ventas, de telemarketing? ¿Conocimientos de un método de producción específico? ¿de un producto o tecnología?
  3. Dimensionar la cantidad de recursos. Después de detectar qué conocimientos necesita la empresa, es importante definir cuantas personas necesitamos para satisfacer las necesidades, con lo que conseguiremos contratar sólo el personal necesario y del perfil adecuado.
  4. Asignar a cada empleado una serie de conocimientos. Una vez contratados los perfiles que la empresa realmente necesita para satisfacer la demanda del mercado, cada empleado debe tener asignados una serie de conocimientos sobre los cuales va a evolucionar. Sus habilidades están en constante formación y actualización, así que su aprendizaje depende de la empresa y supone un beneficio a medio y largo plazo.
  5. Establecer un plan de formación para cada empleado. Cuando incorporamos personal a la plantilla, es importante pensar en su desarrollo profesional y su crecimiento dentro de la empresa. Es importante mantener su motivación y estimular su talento, así que un paso imprescindible es diseñar un plan de formación detallado para cada empleado e implicarle en su propia evolución.
  6. Asegurar la adquisición correcta de los conocimientos. A menudo las empresas caen en el error de destinar tiempo de sus empleados a formarlos y mejorar sus capacidades, pero de nada sirve invertir en formación si ésta no es de calidad y no se adquiere correctamente. Gestionar bien los recursos humanos significa cumplir los planes de formación y asegurarse de que están funcionando dentro de los plazos previstos y en la calidad adecuada.

En definitiva, la gestión de RRHH desde la óptica de conocimientos debe implicar a todos los empleados. Si se realiza de forma tradicional (listas de formación, inventarios de conocimientos, actualizaciones, etc.) es muy difícil y costoso lograr que los planes de formación evolucionen favorablemente. Para ello es importante disponer de herramientas diseñadas específicamente para potenciar los RRHH, plataformas que ayuden a fusionar todos los conocimientos de los empleados y se conviertan en una sola fuerza de trabajo, para adaptarla a las necesidades del mercado.

Las empresas proveedoras de servicios verán como la contratación de personal deja de ser una preocupación porque se puede gestionar internamente, teniendo en cuenta en todo momento la realidad del mercado e incorporando perfiles en consonancia con los valores empresariales.

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Las pymes buscan soluciones ERP económicas y fiables

En el contexto económico actual, las pymes que invierten en soluciones tecnológicas tienen una necesidad común: buscan una herramienta de calidad que simplifique al máximo los procesos de negocio habituales. Un ERP es un aliado clave de cualquier negocio que quiera aumentar sus perspectivas de crecimiento o racionalizar de forma eficiente sus procesos.

La situación interna en muchas pymes en España suelefortalecer las bases de la empresa estar funcionando de la forma siguiente: tienen una aplicación para la contabilidad, ejecutan la facturación a través de hojas de cálculo o un procesador de textos, la información sobre clientes y proveedores se guarda en una base de datos y, en general, no se hace copia de seguridad de esos datos. Cada empleado tiene sus propios documentos y la información está almacenada sin ningún tipo de orden, con errores y duplicidades.

Solamente por estas causas, ya sobran motivos para implantar un sistema ERP. Sólo una solución estándar mejora considerablemente la organización interna y supone un cambio radical: la gestión será mucho más ágil y eficiente, lo que se traduce en una empresa más estable y preparada para competir en su sector. La automatización de áreas como la contabilidad o la facturación permite a los gestores concentrarse en las actividades clave de su negocio y fortalecer las bases de la empresa.

ERP paquetizados: calidad a precio reducido

No obstante, la mayoría de gerentes desconocen las posibilidades que un ERP puede aportar a sus empresas, especialmente porque existe el falso mito de que las soluciones tecnológicas son exclusivamente para grandes compañías, tanto por su complejidad como por su precio. La realidad demuestra que hay varias opciones de ERP paquetizadas de coste muy reducido, que incluyen las funcionalidades que una pyme necesita. Estos packs tecnológicos están pensados para abastecer empresas que quieren aprovecharse de la experiencia de muchos miles de pymes e implantar un software estándar que incluye las características básicas de un buen ERP, pero sin necesidad de hacer una gran inversión.  Además, las bases de datos se alojan en herramientas de probada fiabilidad como es SQL Exprés, un buen primer paso para cualquier pequeña o mediana empresa que solucionará uno de sus principales problemas: el almacenaje y la centralización de los datos.

Un ERP estándar es capaz de mejorar la integración y normalización de todos los procesos de negocio para generar información de valor y favorecer la toma de decisiones. El director de una pyme suele ser, a su vez, su gestor financiero o el responsable de ventas, lo que significa que dispone de poco tiempo pero necesita un control total sobre el negocio para mejorar su competitividad.

¿Qué tener en cuenta antes de elegir una solución paquetizada?

Hay una gran oferta de productos adecuados a costos muy razonables que pueden lograr mejores resultados con menos esfuerzo en la gestión. Para orientarse, se debe tener en cuenta la calidad de la empresa fabricante y su capacidad de mantener permanentemente actualizado el software según las funcionalidades que requieren las empresas, la capacidad del implantador de poder instalar el producto de forma rápida y sin errores, los servicios de soporte capaces de dar respuesta a las cuestiones que se plantean durante el uso del software, y todo ello controlando los costes mediante soluciones completas a un precio cerrado. Un pack estándar económico y un servicio de calidad le aseguraran una implementación exitosa y rentabilizará la inversión en muy poco tiempo.

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Mejorando la comunicación: YOU, ME, WE (TU, YO, LOS DOS)

Hace unos años asistí a una sesión donde un gran comunicador explicaba a quienes estaban acabando sus estudios de Master, un aspecto a tener en cuenta al escribir las cartas de presentación en los procesos de búsqueda de empleo.

Este pequeño consejo fue: escribir la carta de presentación estructurando el contenido bajo el criterio YOU, ME, WE (TU, YO, LOS DOS) es decir:

  • Primero hablar de los objetivos y retos que tienen planteados la empresa y mas concretamente el puesto que se quiere conseguir.
  • En segundo lugar describir los conocimientos y experiencias propias.
  • Y en tercer lugar hablar sobre los beneficios y objetivos que se conseguirían, con su incorporación en la empresa.

Entre los objetivos que se persiguen con esta estructura está el despertar el interés del lector de la carta de presentación continuar progresando en la lectura de la citada carta y la de demostrarle el gran deseo que se tiene de participar en un proyecto del que se demuestra ser conocedor.

Esta misma forma de plantear los mensajes y la información que se dirige a potenciales clientes, durante las actividades de generación de demanda, me ha demostrado una gran efectividad.  Eso si, sobre todo en su lenguaje, para facilitarle la comprensión.

  • Hablemos primero de las necesidades del cliente objetivo al que nos dirigimos. Demostraremos conocer su negocio, y al declarar las necesidades por ende le indicamos que conocemos los problemas a los que se enfrenta.
  • Posteriormente hablemos de nuestra oferta, de forma sencilla y breve.
  • Al final le indicaremos que beneficios obtiene y que necesidades le resolvemos con nuestra oferta.

Si a la vez lo complementamos con una técnica que se observa cada día en los medios de comunicación, que es la de poner titulares, aspecto  imprescindible de considerar si estamos creando un mensaje para enviar por correo electrónico, donde el texto del asunto es pieza clave para que el receptor profundice en la lectura completa de nuestro mensaje.

No hay que ignorar los otros aspectos relacionados con la construcción y difusión de los mensajes, que son vitales para que la efectividad de nuestros  mensajes destaquen respecto a los demás.

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Cloud y Marketing Automation tools

Si nos preguntamos que diferencia un proceso industrial de uno artesanal,  rápidamente nos viene a la mente una serie de imágenes:

  • Artesanal:  Series muy cortas, poca inversión inicial, mucha dedicación del artesano por pieza fabricada, precio unitario caro
  • Fabricación en serie: Series muy grandes, Inversión inicial importante en herramientas y definición de procesos, Poca dedicación humana por pieza fabricada. Precio unitario barato.

Obviamente en medio de estos dos extremos hay infinidad de grados, que van tomando las características de estos dos extremos cuando mas cerca están de ellos.

La venta de proyectos tecnológicos no se aparta de esta visión, y concretamente la venta de servicios Cloud está totalmente  asimilada a la fabricación en serie por un aspecto primordial: Precio unitario barato y por lo tanto orientado a la consecución de volúmenes importantes.

Estudiando el proceso de comercialización de los productos y servicios Cloud , su posicionamiento en precio esta en la banda baja, esto implica que debe dedicar poco tiempo de recursos a la comercialización unitaria, y que se requieren inversiones relativamente importantes para la industrialización de proceso.

Siguiendo este razonamiento la industrialización del proceso comercial requerirá por lo tanto de automatización para poder conseguir series grandes a costes de comercialización unitaria bajos.

Como el proceso comercial se divide en dos grandes actividades, la generación de demanda y la venta,  normalmente asociado a dos departamentos, el de marketing y el de venta, para conseguir este estado de industrialización es necesario actuar de la manera siguiente:

  • En la Venta: disminuir el coste, que se basa en dos aspectos principales, el primero disminuir el tiempo dedicado a las actividades Comercial-Cliente, el segundo que el perfil Comercial sea mas barato, esto se consigue incorporando en el proceso actividades de Tele Venta realizadas por personal de un perfil mas bajo y barato que el Comercial tradicional. Lo cual implicará invertir en la definición de los procesos de Tele-Venta y en los argumentarios, así como en la infraestructura.
  • En el Marketing:  Incorporando modelos de marketing basados en manejar volúmenes altos de potenciales como son: las redes sociales, campañas de email, posicionamiento en los buscadores para incrementar tráfico en la web, Webs orientadas a los contenidos y refuerzos de Telemarketing.

Esta escenario de trabajo implica manejar grandes cantidades de datos y esto solo se consigue con herramientas especificas para este objetivo, que son las que denominamos como herramientas de Marketing Automation que permiten relacionar toda la información generada.

A través de la automatización de  los procesos para identificar las oportunidades y para la generación de actividades, transformaremos  más rápidamente los clientes potenciales en oportunidades.

Sin herramientas de automatización no conseguiremos industrializar el proceso comercial de productos y servicios Cloud.

Es evidente que  las herramientas de automatización son imprescindibles para conseguir industrializar el proceso comercial de Productos i Servicios Cloud. Si su oferta se basa o se podría basar en Cloud, se hace necesario reformular el proceso comercial, incorporando herramientas de automatización.

Esta entrada ha sido también publicada en el blog de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información de la Generalitat de Cataluña. Podeis verla en la siguiente dirección: http://blocs.gencat.cat/blocs/AppPHP/dgtsi/2012/05/02/el-nuvol-i-les-eines-dautomatitzacio-del-marqueting/

¿Sabes en que te puede ayudar controlar el flujo de caja del proyecto?

Se puede afirmar que una buena gestión de proyectos incluye el análisis de los flujos de caja del proyecto. El Objetivo es mantener continuamente el flujo de caja en signo positivo.

Cuando el signo es positivo siempre nos encontraremos en una posición de fortaleza ante cualquier situación de negociación con el cliente, como pueden se los casos:

  • Negociar el pago de desviaciones incurridas o a incurrir, si el cliente no las acepta no estamos en riesgos de perdidas.
  • Los costes financieros mejorarán el beneficio objetivo del proyecto.
  • El riesgo en caso de  impagos por parte del cliente, no sitúa a la compañía en una posición de perdidas y nos permite parar la continuidad del proyecto sin entrar en perdidas.

Además de forma implícita reconoce que el proyecto se está llevando de forma adecuada a las expectativas del cliente.

Obviamente este no es el único punto a controlar de un proyecto, pero desde el punto de vista económico es uno de los mejores indicadores posibles y en conjunción con otros garantiza la salud de los proyectos.

Es imprescindible que durante el proceso de venta y en momento de negociación de un contrato se negocien los plazos de pago e importes, en comparación con la planificación de los costes de manera que ya en este momento el flujo de caja ya sea positivo.

En el Excel adjunto podéis encontrar un ejemplo de como calcular el Flujo de caja del proyecto, y comparado con el KPI financiero mas conocido de Trabajo en Curso (Work in Progress) Sabes en que te puede ayudar controlar el flujo de caja del proyecto

Este Excel se divide en cuatro partes, cada una de ellas en una pestaña:

  1. La exposición de un contrato para la realización de un proyecto.
  2. La planificación temporal de la ejecución del proyecto.
  3. La planificación temporal de ingresos y gastos por un lado y de cobros y pagos por el otro.
  4. La representación gráfica de ambos escenarios.

Una de las principales lecturas que se puede hacer es: la parte contratante que tenga el flujo de caja positivo a su favor será siempre la que tiene mas poder de negociación frente a la otra.

Cloud y Marketing Digital ¿Cómo se relacionan?

Cuando las empresas y las personas deciden buscar soluciones que estén funcionando bajo el paradigma de Cloud, investigan o buscan información en internet, es decir aprenden sobre ellas, y el lugar principal donde se investiga son las web de los proveedores. La búsqueda  se inicia a través de un buscador ó bien mediante prescriptores de su confianza como son los gremios, asociaciones profesionales, analistas o consultores. Muchas veces se inicia directamente cuando un proveedor nos envía información que consideramos de interés.

Este hábito en la búsqueda de la información y el aprendizaje que se hace sobre la misma, hace que deban reinventarse las formas y canales de contacto con nuestros clientes y presuntos clientes. Otro aspecto primordial es como se comporta el comprador, como investiga y el momento en que se da a conocer, es decir cuando pierde el anonimato; este acto es la señal que nos permite contactar con él y cuando hace este gesto, si no reaccionamos rápido nos aparta de su proceso de compra.

Debido  a este comportamiento podemos tener información de diferentes fuentes, entre las que destacan:

  • La que disponemos por ser cliente nuestro: facturas, atenciones de soporte, servicios contratados, productos adquiridos, etc…
  • La que hemos generado por habernos dirigido directamente a una persona, vía teléfono, visitas, correo ordinario entre otras.
  • La trazas que se han producido por haber surfeado en los emails que le hemos ido enviando.
  • El rastro que ha dejado a lo largo de las visitas que ha realizado en nuestra web, ya sea de forma anónima como nominada.
  • Los contactos, accesos, o visitas en las redes sociales donde estamos presentes

Es por ello que en este escenario, es necesario  disponer de herramientas que nos permitan relacionar toda esta información, dar valor a la mas relevante y nos la presente de forma que se realcen las que tienen mas posibilidades de ser oportunidades de negocio, esto es pieza clave del éxito en la detección de oportunidades.

Ahora bien ante todo este entramado de información y herramientas de diferentes naturalezas, fabricantes y fuentes no tiene sentido si no se coordinan para que funcionen orientadas a los mismos objetivos y estrategias, que son los generales de la empresa,  y para ello es necesario de disponer un marco que alinee las herramientas con los en el mundo del marketing Digital, un ejemplo exitoso es  la Metodología de trabajo CELAR orquestada bajo cinco principios básicos:

  • Content Marketing: Marketing Basado en contenidos, porque las personas que se aproximan a nosotros buscan valor añadido en nuestras propuestas, y nosotros le entregamos este valor en contenidos que están en soportes varios, Powerpoints, documentos, blogs, Videos, casos de éxito, etc…
  • Engines : Motores atractores de presuntos clientes y/o Trafico, unos motores muy utilizados como son los de búsqueda en internet, como Google o Bing, otros muy propios como son las campañas vía email, o las redes sociales.
  • Lead Management: Gestión eficaz de los leads (interesados, posibles clientes),  esto es el método de trabajo que se utiliza para gestionar los interesados y oportunidades de una manera eficaz que hace que se convierta en oportunidades el mayor número posible
  • Automation: herramientas que permiten que la comunicación con nuestros clientes y presuntos a la vez que  ser gestionada lo hacen de una forma automática con la mínima intervención humana, con el fin de abaratar los costes de adquisición de clientes e incrementar la velocidad de respuesta hacia los mejores leads.
  • ROI: Medición del retorno de la inversión y de los KPI’s claves del proceso de marketing y los resultados. Y mediante un proceso de mejora continua periódico e inflexible estudiando los ratios, los procesos y las actividades efectuar los ajustes adecuados para mejorarlos.

Nos hay que confundir la metodología que es lo que nos permite alinear la estrategia de la empresa en el medio Digital, con las herramientas que todos tenemos en nuestra mente y que son piezas clave para el éxito como son la web, el email marketing, los motores de búsqueda.

Para ser exitoso en Marketing Digital, primero hay que definir los objetivos a conseguir después definir la estrategia seguir, incorporar las herramientas necesarias y escoger la metodología de trabajo que nos permita coordinar todo el proceso. Y posteriormente desarrollar o utilizar las herramientas mas adecuados en cada caso: web, email engine, redes sociales, etc…

Como se puede apreciar la relación entre Cloud y Marketing digital es muy estrecha, tan estrecha que la mayoría de las herramientas que se usan están basadas en el mismo paradigma de Cloud.

Es muy recomendable, casi podríamos decir que imprescindible para tener oportunidades de éxito de antes de usar herramientas o medios de forma desconectada se planifique el uso del marketing digital de forma conjunta.

Esta entrada ha sido también publicada en el blog de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información de la Generalitat de Cataluña. Podeis verla en la siguiente dirección: http://blocs.gencat.cat/blocs/AppPHP/dgtsi/2012/03/30/el-nuvol-i-el-marqueting-digital-com-es-relacionen/